وصف الوظيفة

المسمى الوظيفي: مساعد إداري في مكتب استشارات نفسية

الهدف من الوظيفة:

تقديم الدعم الإداري واللوجستي للطبيب والمستشارين في مكتب بيت سلام لخدمات الصحة النفسية المتكاملة، من خلال تنظيم المواعيد، إدارة المكتب، وتوفير بيئة عمل مريحة لضمان سير العمل بكفاءة عالية.

المهام والمسؤوليات:

1. تنظيم المكتب وإدارته:

   • الحفاظ على نظافة وترتيب المكتب بشكل يومي.
   • ترتيب ملفات المستشيرين والمستندات الطبية وضمان سهولة الوصول إليها.
   • إدارة اللوازم المكتبية والتأكد من توفر الأدوات الضرورية.

2. تنسيق المواعيد:

   • تنظيم جداول المواعيد الخاصة بالطبيب والمستشارين.
   • تأكيد المواعيد مع المرضى والتنسيق مع الأطراف المعنية.
   • متابعة أي تغييرات في الجداول وإبلاغ المعنيين بها.

3. الدعم الإداري:

   • العمل على الحاسوب لإدخال البيانات وتحديث السجلات الطبية.
   • إعداد المراسلات الرسمية والرد على البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
   • إعداد التقارير الدورية وتقديمها للإدارة عند الحاجة.

4. تقديم الدعم اللوجستي:

   • تجهيز القهوة والشاي وتقديمها للطبيب والمستشارين حسب الحاجة.
   • دعم الفريق الطبي خلال الاجتماعات بتوفير المستلزمات المطلوبة.
   • التنسيق مع مزودي الخدمات الخارجية عند الضرورة.

5. خدمة العملاء:

   • استقبال المستشيرين والزوار بطريقة احترافية وودية.
   • الإجابة على استفسارات المستشيرين وتوجيههم وفقًا للإجراءات المتبعة.
   • ضمان تقديم تجربة مريحة واحترافية للمستشيرين والزوار.

المؤهلات المطلوبة:

• شهادة ثانوية عامة كحد أدنى، ويفضل شهادة جامعية في الإدارة أو مجال ذي صلة.
• إجادة استخدام الحاسوب وبرامج Microsoft Office.
• مهارات تنظيم وتخطيط ممتازة.
• القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات بسرعة.
• مهارات تواصل فعالة ولباقة في التعامل مع الآخرين.
• الجدية والاستدامة بالعمل.

المهارات الشخصية:

• دقة في المواعيد والالتزام بالمهام.
• حسن المظهر والقدرة على التعامل الاحترافي.
• العمل بروح الفريق.
• المرونة والقدرة على التكيف مع بيئة العمل المتغيرة.

ساعات العمل:

نهارية، وتحدد بناءً على نظام العمل في المكتب، مع إمكانية العمل لساعات إضافية عند الحاجة.

المهارات المطلوبة

• حل المشكلات واتخاذ القرارات
• القدرة على التكيف والمرونة
• العمل الجماعي وإدارة فرق العمل
• إدارة الأولويات وتنظيم الوقت
• انجاز المهام المتعددة ضمن المواعيد المحددة
• سرعة التعلم والايجابية في العمل
• اللباقة
• القدرة على الإقناع

المزايا المطلوبة

• بدل طعام
• بدل مواصلات

الأيام المطلوبة

• السبت
• الاثنين
• الثلاثاء
• الأربعاء
• الخميس
• الجمعة