يقوم مساعد دعم إداري بترتيب العمل بما يؤدي إلى تخفيف حدة الضغط على مكتب الإدارة التنفيذية ورؤساء الأقسام. كما يتولى المساعد الإداري مسؤولية ترتيب وجدولة مواعيد المدير التنفيذي ومتابعة المراسلات الخاصة به والقيام بكافة الاعمال المكتبية من نسخ وطباعة وارشفة للمستندات الهامة وتنسيق الاجتماعات، وترتيب وجدولة الزيارات.
|
المهام والمسؤوليات |
|
1. الترحيب بالزوار والعملاء وإخبار مكتب المدير التنفيذي في حال وصول الزوار أو العملاء. 2. الرد على المكالمات الهاتفية وإعداد التقارير التي يطلبها مكتب المدير التنفيذي. 3. القيام بجميع المهام المكتبية والمهام الإدارية التي يتم التكليف بها من المكتب المدير التنفيذي أو ممن ينوب عنه. 4. تنظيم مواعيد الاجتماعات والزيارات الرسمية لمكتب المدير التنفيذي. 5. الإجابة على استفسارات الزوار والزبائن حول الشركة وطبيعة الخدمات التي تقدمها. 6. تنظيم الملفات والمستندات والسجلات وإدخال البيانات الخاصة بالبريد الصادر والوارد للشركة. 7. تنظيم وأرشفة سجلات الموظفين وجميع وثائق ومستندات أعمال إدارة الموارد البشرية كنسخ (الكترونية وورقية). 8. استقبال السير الذاتية الواردة على إعلانات التوظيف وفلترتها بشكل أولي وعمل القائمة المختصرة الأولية من السير الذاتية المناسبة والتواصل مع المرشحين وتحديد مواعيد مقابلة العمل معهم ومتابعة عمليات التوظيف. 9. أي مهام يتم تكليفه بها من قبل المسؤول المباشر ضمن اختصاص الوظيفة |
|
طبيعة الخبرة المطلوبة |
يفضل معرفة في مجال الاستشارات والتعامل مع المنصات
|
|
اللغات |
العربية – الانكليزية ( يفضل ) – التركية ( يفضل ) |
|
المهارات الشخصية |
1. الاهتمام بالشكل الخارجي وارتداء الملابس النظيفة والأنيقة والرسمية التي تتناسب مع جو العمل والإدارة 2. القدرة على التعامل الجيد مع مختلف تطبيقات الكمبيوتر الذي تساعد على تنظيم العمل والوثائق الرسمية 3. القدرة على إدارة العمل والمكان بانتظام ودقة 4. التمتع بقدرة التعامل مع مختلف الأدوات التي تتواجد في مكتب الإدارة كالطابعة، برامج الانترنت وكيفية إصلاحها بشكل سريع وقت الحاجة 5. التمتع بالهدوء والالتزام والمرونة واللباقة في التعامل مع الآخرين 6. امتلاك مهارات جيدة في إعداد التقارير الضرورية لتنظيم أمور المؤسسة والتي يطلبها المكتب الإدارة التنفيذية بشكل دائم
|
|
جهات التواصل |
|
|
جهات التواصل - داخلية / خارجية |
الغرض ونمط التواصل |
|
المدير التنفيذي |
معرفة المتطلبات اليومية وأخذ التوجيهات |
|
الموظفين |
لتحقيق ومتابعة الأعمال بتوجيه من مكتب المدير التنفيذي |
|
أقسام الشركة |
لحل أي مشكلات إدارية عالقة |
|
الضيوف |
للترحيب وأخذ المواعيد وتضم الدخول والخروج لمكتب المدير التنفيذي |
|
شركات الشحن والبريد |
لاستلام الطرود والرسائل وعلى تقرير الوارد والصادر |
|
الموظفين المرشحين |
لتحديد مواعيد مقابلة العمل معهم ومتابعة عمليات التوظيف |
|
بيئة العمل |
|
|
مكان العمل |
مكتبي وميداني |
|
ظروف العمل |
مهام متعددة . |
بيت سلام لخدمات الصحة النفسية المتكاملة
هي شركة ناشئة ، أسسها ويديرها استشاري الطب النفسي د. ملهم زهير الحراكي بتاريخ 20-5-2019 م. تهتم بيت سلام بتقديم خدمات الصحة النفسية بشكل متكامل وشامل من الألف إلى الياء. من خلال البرامج والفعاليات التا...
اقرأ المذيد
